1. Tietosuojaseloste
Innovointi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisterin nimi:
innoVointi asiakasrekisteri
Yleistä:
Tässä tietosuojaselosteessa on tietoa siitä, mitä henkilötietoja innoVointi kerää asiakkaistaan ja kuinka niitä tietoja käytetään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselosteessa on myös tietoa sinun oikeuksistasi liittyen omiin henkilötietoihisi.
Päivitetty 29.11.2023
2. Mitä henkilötietoja innoVointi kerää
Toimeksiannon yhteydessä tallennamme asiakkaiden yksilöimiseen, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja asiakassuhteiden ylläpitämiseen tarvittavat henkilötiedot.
Perustiedot: Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, alaikäisen asiakkaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.
Asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot (asiakkaan pyynnöstä nimettömänä). Asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot sekä laskutustiedot. Asiakkaan suostumustiedot etävastaanottoja varten.
Tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista sekä muut asiakassuhteeseen j tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Yritysasiakkailta kirjataan seuraavat tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyssähköposti, asiointikieli, sekä tiedot asiakkaan käynnistämistä sopimuksista innoVoinnin kanssa.
Lakiperusteet
EU:n tietosuoja-asetus
Terveydenhuoltolaki
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista
(potilaslaki)
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä
Mielenterveyslaki
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus
potilasasiakirjojen laatimisesta ja
säilyttämisestä
Tilanteessa, jossa toimeksiantoa ei vielä ole syntynyt, keräämiämme tietoja mahdollisilta asiakkailta ovat asiakkaan perustiedot, kuten nimi- ja osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen asiakkaan itse antamat profilointitiedot. Yritysasiakkaiden tapauksessa keräämiämme tietoja ovat yrityksen yhteyshenkilön em. tiedot.
Henkilötietosi saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Henkilötietojasi voimme kuitenkin kerätä lisäksi viranomaisilta ja muista luotettavista lähteistä lain sallimissa rajoissa.
3. Miten ja millä perusteella käytämme keräämiämme tietoja
Henkilötietoja käsittelyn peruste ja tarkoitus on potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (1992/785) mukaisen potilas- ja asiakasrekisterin ylläpitäminen. Rekisteri sisältää asiakkaan käynti- ja hoitotiedot, jotka rekisteröidään manuaaliseen asiakastietojärjestelmään.
Henkilötietojen antaminen on terveydenhuollon palveluiden antamisen edellytys ja perustuu potilaan asemasta ja oikeuksista annettuun lakiin.
Etäohjauksessa ja -neuvonnassa asiakas vahvistaa henkilöllisyytensä sähköisellä allekirjoituksella tai videoyhteyden kautta henkilöllisyystodistusta näyttämällä.
Sisältää:
– hyvinvointi- ja terveysohjauksen, -neuvonnan ja -valmennuksen toteuttaminen, suunnittelu ja seuranta
– asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja ajanvaraustoiminta manuaalisesti ja sähköisellä ajanvarauskalenterilla
Rekisterinpito
11/2020
– Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille
– Tarvittaessa asiakkaan ohjaaminen muuhun terveydenhuollon palveluun
– Terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta
– Asiakkaan laskutus
– Asiakastietojen käyttö terveyspalvelujen toiminnan tilastointiin (Valvira)
Ryhmäohjauksia ja -valmennuksia, kuten työyhteisöt, ei kirjata erikseen
Asiakasrekisteriin kuuluvat seuraavat palvelut:
Sairaanhoitajan vastaanottotoiminta,
sairaanhoitajan viitekehyksessä annettava hyvinvointi- ja terveysohjaus ja -valmennus yksilöille ja ryhmille, kuten työyhteisöt (ryhmäohjauksia ei kirjata).
Henkilötietosi saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Nettisivuilla henkilötietojasi kerätään ainoastaan yhteydenottolomakkeella ja sähköiseen varauskalenteriin jättämilläsi tiedoilla. Henkilötietojasi voimme kuitenkin kerätä lisäksi viranomaisilta ja muista luotettavista lähteistä lain sallimissa rajoissa.
Henkilötietoja voidaan käyttää myös markkinointiin asiakkaan erillisen suostumuksen perusteella.
Voimme käyttää tietoja petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi, ja niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi sekä sovellettavan lain noudattamiseksi.
4. Miten käsittelemme ja jaamme keräämiämme tietoja
Rekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti innoVoinnin henkilökunnan (Jenna Parkkima) toimesta.
Emme luovuta tietojasi ilman suostumustasi ulkopuolisille muutoin kuin laissa säädetyissä tapauksissa, kuten viranomaisille. Kirjanpito- ja tilintarkastustoimisto saavat nähdäkseen yrityksessä syntyneen kirjanpitoaineiston. Tietojärjestelmätoimittajat huoltavat säännöllisesti tietojärjestelmämme. Edellä mainittujen palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
Henkilön tunnistetietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen siten, kuin lainsäädännössä tältä osin edellytetään.
innoVoinnin asiakas- ja potilastietoja ei kirjata Kanta-palveluun tai muihin julkisen sektorin potilastietojärjestelmiin. Asiakasmaksujen laskutusaineistoa käytetään vain laskutuksen hoitamista varten.
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja rekisterinpitäjällä on
salassapitovelvollisuus.
Henkilötietoja luovutetaan vain asiakkaan omalla suostumuksella tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai erityislakiin nojaten. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava laki, jonka perusteella tietoja pyydetään.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.
5. Tietoa oikeuksistasi
A. Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artikla
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja saada pyydetyt potilastiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai
kirjallisesti rekisterinpitäjän sähköpostiin (jenna.parkkima@innovointi.com). Vastaamme tietopyyntöön viimeistään tietosuoja-asetuksessa määrätyssä ajassa.
Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein
B. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artikla
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvia tietosuojasääntelyä.
C. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artikla
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.
D. Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artikla
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että jokin seuraavista
perusteista täyttyy:
1) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä muutoin käsiteltiin Rekisterinpito 11/2020
2) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
3) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
Lain mukaan virheelliseksi todettua alkuperäistä merkintää ei kuitenkaan saa kokonaan hävittää palveluntuottajan oikeusturvan säilyttämiseksi
E. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artikla
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen yleisessä muodossa huomioiden tietosuoja-asiat
Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys ja joiltain osin myös lakisääteinen velvoite. Varaamme oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää pääsyn palveluihin, mikäli et anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaadit niiden poistamista.
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Lopuksi todetaan selvyyden vuoksi, että sinulla on oikeus kieltää omien henkilötietojesi käyttö markkinointitarkoituksiin tai ettei keräämiämme henkilötietoja käytetä miltään osin markkinoinnillisiin tarkoituksiin, vaan ainoastaan toimeksiantojen asianmukaisen täyttämisen mahdollistamiseksi.
6. Tietoturva
Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötietosi turvassa. Tarkastelemme ja kehitämme jatkuvasti toimistomme käytänteitä tietoturvallisen menettelyn turvaamiseksi toimeksiannon jokaisessa vaiheessa.
A. Manuaalinen aineisto
Paperiasiakirjoja säilytetään lukitussa, paloturvallisessa kaapissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakas-/potilaskohtaisiin kansioihin.
Tietojen suojauksen periaatteet:
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan kansallisella ja EU:n kulloinkin voimassa olevilla tietosuojaohjeistuksella. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelee ainoastaan
toiminimiyrittäjä (Jenna Parkkima), joka on salassapito- ja vaitiolovelvollinen.
Osoite: Ämmäläntie 22, 98800 Savukoski
Rekisterinpito 11/2020
B. Sähköiset aineistot
Yhteydenottopyyntölomake ja sähköinen varauskalenteri sis. asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viestikenttä. Yhteydenottopyynnöt tulevat rekisterinpitäjän suojattuun sähköpostiin.
innoVoinnin tietojärjestelmiin ei ole pääsyä ulkopuolisilla, ja tiedot säilytetään aina palomuurilaitteistojen ja -ohjelmistojen, salasanojen sekä järjestelmävarmistusten takana. Tietojen säilyttäminen on järjestetty lisäksi tietoturvallisella tavalla varmuuskopioinnilla, minkä tietoturvataso on vastaava edellä mainittujen muiden tallenteiden kanssa.
Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme järjestelmiemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internetsivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.
7. Tietojen tarkistaminen
Suoritamme kaikki mahdolliset ja kohtuulliset toimenpiteet seurataksemme tietojen ajantasaisuutta ja tietojen muuttuessa tarkistamme rekisteritiedot. Täten varmistamme, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tulee poistetuksi tai oikaistuksi.
8. Henkilötietojen säilyttäminen
Tietojen säilytysaikojen suhteen noudatamme lainsäädäntöä.
Potilastietoja säilytetään niin pitkään kuin laki potilaan asemasta ja oikeuksista sekä sen perusteella annettu potilasasiakirja-asetus (298/2009) edellyttää.
Pääsääntöisesti potilastietoja säilytetään asetuksen mukaisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta, tai mikäli kuolemasta ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
Tarpeettomaksi käyneet tiedot hävitetään turvallisesti.
Tätä tietosuojaselostetta ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti vastaamaan kulloistakin lainsäädäntöä sekä tietojen käsittelyn tarvetta.